Conditions générales

Conditions générales

Contenu

Article 1:
Ces conditions sont applicables lors de la vente des séjours mentionnés dans la brochure et sur le site internet. Les erreurs manifestes et les fautes d’impression n’engagent pas Roeland asbl.

Obligations d’information

Article 2:
Pour que l’inscription soit valable, il est nécessaire que le participant donne les informations correctes à Roeland asbl. S’il apparaît que les informations fournies ne sont pas correctes et/ou sont incomplètes, Roeland asbl a le droit d’annuler le séjour ou de porter des frais supplémentaires en compte.

Article 3:
- La carte d’identité est obligatoire pour les participants dès 12 ans.
- Les participants jusqu’à 12 ans doivent être en possession d’une carte Kids-ID ou d’une carte d’identité provisoire (valable 1 an, avec photo d’identité). Ce document peut être demandé à l’administration communale.
- Pour  les  séjours  à  l’étranger,  les  participants  doivent  répondre  aux  formalités  suivantes  afin  d’obtenir les documents officiels nécessaires:

- Les jeunes d’autres nationalités doivent se renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de destination et éventuellement se procurer le passeport et/ou le visa nécessaire. C’est le participant qui paie les frais de cette démarche. Roeland asbl ne considère PAS la non-possession des documents nécessaires comme une faute sérieuse permettant un remboursement du montant d’inscription.

- Une carte européenne d’assurance maladie doit être demandée auprès de la mutuelle. Chaque participant doit se munir de ce document.

Article 4:
Deux semaines avant le jour de départ, Roeland asbl envoie par e-mail les dernières directives aux participants. Vous recevez un aperçu de l’emploi du temps, des horaires de départ et d’arrivée, une liste des choses à emporter, toutes les données de contact et la fiche médicale. Cette fiche médicale doit être remplie en ligne. Si votre enfant est déjà parti en camp avec Roeland asbl, cette fiche doit DE NOUVEAU être remplie. Vous pouvez également consulter tous les renseignements sur votre profil personnel sur www.roeland.be.

Convention

Article 5:
En s’inscrivant, le participant ou le signataire marque son accord quant aux conditions telles que publiées à la date de la signature.

Convention et paiement du montant

Article 6:
Toutes les inscriptions doivent être effectuées en ligne. Une fois que vous avez reçu la confirmation par écrit, vous devez effectuer le paiement dans les 30 jours au numéro de compte BE47 8900 1425 4280 (BIC : VDSPBE91) au nom de ROELAND JEUGDDIENST. Veuillez utiliser la communication structurée qui est renseignée sur l’avis de paiement. Si vous êtes dans l’incapacité de régler le montant en une fois, nous vous demandons de bien vouloir nous contacter à l’adresse info@roeland.be ou au numéro 09-2214066 afin que nous puissions trouver un arrangement ensemble.

Si le solde n'a pas été payé dans les 30 jours, Roeland se réserve le droit d'annuler l'inscription.

Les inscriptions effectuées en ligne sont directement définitives. Vous n'avez pas le droit de révocation selon article VI 53.12.

Pour les inscriptions effectuées dans les 30 jours précédant le départ du séjour, le paiement doit être effectué immédiatement à la réception de la facture. Le paiement doit nous être parvenu avant le départ du séjour. Si nous n’avons pas reçu le paiement à temps, Roeland asbl a le droit d’annuler l’inscription unilatéralement.

Roeland asbl est une organisation belge, reconnue par le gouvernement flamand. Nous acceptons les inscriptions issues de tous les pays, à condition que les participants ne soient pas originaires d’un pays où une de nos organisations partenaires est active (comme AFS pour nos stages interculturels). Dans pareil cas, nous avons le droit de refuser l’inscription et nous demandons au participant de s’inscrire via le bureau AFS.

Prix

Article 7:
Les prix comprennent:

• le logement
• les repas (pour les séjours en internat)
• le matériel didactique
• les excursions
• les activités de groupes et les services tels que décrits dans les programmes
• l’encadrement et la formation de l’encadrement.
• Une assurance accidents.
• Une assurance assistance pour les voyages à l’étranger.

La société de bus Coach Partners (lic. A1225) assure le transport commun vers et depuis le lieu du séjour. Vous pouvez également amener et venir chercher vous-même votre enfant. 

Les prix ne comprennent pas: le déplacement en bus (aller-retour) vers et depuis la destination, les dépenses personnelles (lors de moments bar et des excursions), l’assurance rapatriement et l’assurance annulation, l’assurance tous risques (perte ou vol de bagages, d’objets de valeur)

L’argent de poche des participants sert aux dépenses personnelles : friandises, boissons hors repas, etc. Les parents sont libres d’en déterminer le montant. Cependant nous suggérons un montant par séjour.

Annulation par le participant

Article 8:
Toute annulation doit être communiquée par écrit (par e-mail ou par lettre). Une distinction est faite entre une annulation avec motif sérieux et une annulation sans motif sérieux.

Annulation avec motif sérieux 
Nous considérons comme motifs sérieux: maladie, accident, décès d’un proche, examens de passage (seulement s’ils tombent dans ou juste après la période de séjour). Nous demandons d’apporter la preuve du motif d’annulation : par exemple, en cas de maladie, un certificat médical ou, en cas d’examens, un document de l’école reprenant les matières à repasser et les dates des examens. Le document de l’école doit nous parvenir avant le 10 juillet.

Si le participant est testé positif ou doit être mis en quarantaine à cause du coronavirus, cela doit être justifié par un certificat médical. En l'absence de certificat médical, cela est considéré comme une annulation sans motif sérieux.

En cas d’annulation avec motif sérieux, l’indemnisation d’annulation se limite à 100 euros pour un camp en internat et 50 euros pour un camp en externat. Aucun autre frais ne vient s’ajouter à cette indemnisation d’annulation.

Annulation sans motif sérieux

• En cas d’annulation à partir de la date d’inscription jusqu’à 30 jours avant la date de départ, nous réclamons des frais administratifs à hauteur de 100 euros pour un séjour en internat, et de 50 euros pour un séjour en externat;
• En cas d’annulation entre le 30ème et le 15ème jour avant la date de départ, l’indemnisation s’élève à 50% du montant d’inscription;
• Aucun remboursement du montant d’inscription n’est possible en cas d’annulation à moins de 15 jours de la date de départ, en cas de non-présentation du participant le jour du départ ou lorsqu’un participant rentre à la maison de sa propre initiative.

Toute annulation doit être communiquée par écrit à l’organisation. L’indemnité pour annulation sera retenue sur les sommes déjà versées ou vous sera réclamée si celles-ci s’avèrent insuffisantes.

Départ anticipé

Article 9:
En cas de départ anticipé du camp avec motif sérieux (tel décrit dans article 8), les frais d’annulation s’élèvent à 30% du prix du camp. Après déduction de ce montant, un remboursement est prévu sur base des jours présents. Par exemple, un participant est contraint de partir le 6ième jour d’un camp de 10 jours de 750 euro : 750 euros – 30%= 750 euros - 225 euros= 525 euros / 10 jours * 4 jours restant = Roeland prévoit un remboursement de 210 euros.

La participant qui interrompt son séjour linguistique sans motif sérieux ou qui est contraint de l’interrompre suite au non-respect de nos principes de bases/règles de conduite, ne pourra réclamer aucun remboursement.

Annulation et/ou modification par Roeland asbl

Article 10:
En cas de suppression de tout un séjour linguistique, une solution de remplacement sera proposée. En cas de circonstances imprévisibles, ceci s’effectuera le plus vite possible, lors d’inscriptions insuffisantes au plus tard 15 jours avant le départ. Si le participant ne retient pas cette solution de remplacement, les sommes versées sont remboursées intégralement sans indemnités ni intérêts.

En cas de suppression d’une activité spécifique ou d’une excursion lors du séjour, Roeland asbl proposera une solution de remplacement digne pour cette activité ou cette excursion. Roeland asbl a le droit de modifier les activités et/ou les excursions telles que décrites sur le site ou dans la brochure sans remboursement (d’une partie) du montant d’inscription. Ceci peut se passer en cas de force majeure, de circonstances imprévisibles ou lorsque la sécurité des participants l’exige.

Pour les voyages vers le Royaume-Uni, l'impact du Brexit sur Roeland asbl doit être considéré comme un cas de force majeure. 

Roeland asbl ne peut donc être tenu responsable de modifications apportées à ces voyages, qui résulteraient directement ou indirectement du Brexit (par exemple: une adaptation du programme à la suite des dispositions administratives nouvelles ou des coûts additionnels).

Si des mesures administratives supplémentaires doivent être prises par les participants pour les voyages au Royaume-Uni (par exemple, l'obtention d'un visa ou de tout autre document de voyage), Roeland mettra tout en œuvre pour en informer les participants en temps utile. 

Cependant, Roeland ne peut être tenu responsable des surcoûts associés à ces mesures, ni pour une éventuelle interdiction d'entrée décidée par le Royaume-Uni, ni pour l’obtention en temps voulu des documents de voyage nécessaires.

Responsabilité de Roeland asbl

Article 11:
Les prestations de l’organisateur prennent cours dès que le participant est confié par ses parents aux responsables de l’organisation, et se terminent dès que l’organisateur confie de nouveau le participant à ses parents.

Responsabilité du participant

Article 12 :
Le participant sera rendu responsable des dommages s’il porte atteinte à la sécurité ou à l’intégrité de Roeland asbl, de son personnel, des encadrants ou d’autres participants, Dans pareil cas, Roeland asbl a le droit d’exclure ce participant immédiatement. Les frais liés à cette exclusion sont portés en compte du participant. Le participant qui est exclu pour les raisons reprises ci-avant n’a droit à aucun dédommagement ni remboursement. Par comportement inacceptable, il est notamment entendu: toutes formes d’agressivité, usage de drogues, fumer, excès d’alcool, non-respect de l’intimité, vandalisme,…

Roeland asbl a toujours l’obligation de venir en aide au participant en détresse. Les frais liés à cette intervention pourront lui être réclamés si le participant est lui-même responsable du manquement.

Roeland ne peut pas être tenu responsable pour vol, perte et/ou endommagement des objets personnels que les participants ont emportés.

Assurances

Article 13 :

Roeland asbl a souscrit les polices d’assurance suivantes 

• Responsabilité civile: pour les dommages aux tiers causés par une erreur ou une négligence de l’association et de ses mandataires, participants et volontaires. Les volontaires et les participants sont également considérés comme des tiers les uns vis-à-vis des autres.
• Assurance accident, grâce à laquelle la différence entre les coûts réels et le remboursement de la mutuelle est couverte par notre assurance.

Les conditions, les extensions et les limitations éventuelles des assurances précitées peuvent être consultées sur demande.

Vie privée

Article 14:
Le GDPR (également appelé Règlement Général sur la Protection des Données, soit RGPD) concerne la gestion et la protection des données personnelles des citoyens européens. À partir du 25 mai 2018, en tant qu’organisation, Roeland asbl devra pouvoir démontrer quelles sont les données personnelles qu’elle collecte, de quelle façon elle utilise ces données et comment elle les sécurise. Nous prenons beaucoup de photos pendant les activités. Si vous avez donné votre accord, vous pouvez consulter ces photos via votre identifiant sécurisé. Roeland asbl souhaite également utiliser des photos sur les médias sociaux et dans ses publications, magazines et sur son site web. Toutes les photos sont effacées après 1 an.  Vous pouvez cocher votre accord en confirmant votre inscription.

Traitement des plaintes

Article 15:
- Si le participant souhaite formuler une plainte, avant l’exécution de la convention de voyage, il doit faire parvenir sa plainte à Roeland asbl par écrit.
- Les plaintes en cours du séjour doivent être remises sur place au responsable de camp Roeland. Celui-ci est tenu d’étudier la plainte et de tout entreprendre pour chercher une solution pouvant donner satisfaction à chacun.
- Si la plainte sur place n’a pu être solutionnée à la satisfaction du participant ou si le participant sur place n’est, pour quelle que raison que ce soit pas en mesure de communiquer sa plainte au responsable de camp, la plainte doit être adressée par lettre recommandée dans les 4 semaines après la fin du séjour. Passé ce délai, la plainte n’est plus recevable.

En cas de litige, les tribunaux de Gand sont compétents.