Privacyverklaring

Privacyverklaring Roeland vzw

Roeland vzw hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en aan het respecteren van je privacy. In deze privacyverklaring geven we je heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Roeland vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Roeland vzw
Krijgslaan 18-22
9000 Gent
info@roeland.be

Welke gegevens vraagt Roeland vzw van jou?

1. Ouder

• Naam
• Voornaam
• Adres
• E-mailadres
• Telefoonnummers

2. Kind

• Naam
• Voornaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Schooljaar
• Schooltype
• Foto
• Medische info

3. Vrijwilliger

• Naam
• Voornaam
• Adres
• E-mailadres
• Telefoonnummers
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Taalkennis
• Rekeningnummer
• Autotype
• Nummerplaat
• Beroep
• Diploma
• Burgerlijke stand
• Personen ten laste
• Motivatie
• Certificaten
• Vegetariër?
• Kwaliteiten/interesses
• Ervaring
• Foto
• Medische info
• Uittreksel uit het strafregister (model 2)

Waarom bewaren we je gegevens en wat doen we ermee?

1. Administratieve doeleinden

Wanneer je je kind of jezelf inschrijft voor één van onze kampen, registreren we je naam en contactgegevens voor administratieve doeleinden. Daarnaast vragen we je ook naar je geboortedatum en geslacht: de overheid vraagt ons om deze gegevens statistisch bij te houden. 

2. Communicatieve doeleinden

Na uitdrukkelijk akkoord van jou of die van de ouder bij de inschrijving worden er foto’s en video’s gemaakt. Die beelden kunnen worden gebruikt in onze communicatiekanalen zoals website, social media en brochures.

3. Medische opvolging

Voor een goede medische opvolging tijdens de vakantie.

4. Analyses met betrekking tot subsidiëring door de overheid

Voor analyses met betrekking tot subsidiëring door de overheid (=wettelijke verplichting).

Waar en hoe bewaren we je gegevens en hoe beschermen we ze?

Roeland vzw beschermt je persoongegevens tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben wij bijvoorbeeld deze maatregelen genomen: 

• Iedereen die namens Roeland vzw je gegevens kan bekijken of verwerken, is gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Alle systemen en toestellen waarmee iemand toegang heeft tot persoonsgegevens, werken met een gebruikersnaam en wachtwoord. We hebben ook een wachtwoordbeleid.
• We gebruiken up-to-date virusscanners en firewalls om ongewenste toegang tot gegevens te vermijden.
• We maken systematisch back-ups van persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens. Ze volgen hiervoor richtlijnen en worden bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheden.
• Bij nieuwe projecten of het ingebruik nemen van nieuwe systemen of tools die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy, analyseren we eerst hoe we kunnen voldoen aan jouw rechten en onze verplichtingen. 

Hoelang houden we je gegevens bij?

Roeland vzw zal jouw boekingsgegevens bewaren en gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van de wettelijke verplichtingen en binnen het kader van onze activiteiten. Roeland vzw is voor het bewaren van bepaalde persoonsgegevens gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Schrijft de wet geen termijn voor, dan kunnen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende een termijn die Roeland vzw zelf noodzakelijk acht voor het efficiënt uitvoeren van haar taken.

Wie heeft er toegang tot je gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk verwerkt door de bevoegde medewerkers om hun taken uit te voeren in het kader van de omschreven activiteiten.

De nodige gegevens worden doorgegeven aan de vrijwilligers, zodat zij kunnen instaan voor de praktische organisatie van de vakantie. Ook de medische gegevens worden gedeeld met de vrijwilligers voor adequate medische hulpverlening op vakantie indien nodig. De medische gegevens bewaren we tot na het kamp en worden daarna vernietigd. 

We geven je contactgegevens in geen enkel geval door aan externe partijen voor commerciële doeleinden.

Hoe pas je je gegevens zelf aan?

Je hebt op elk moment het recht op inzage, wijziging of vernietiging van je eigen persoonlijke gegevens in ons databestand. Daarvoor kan je ons mailen of bellen. Online kan je al je persoonlijke gegevens aanpassen, maar niet verwijderen.

Hou er wel rekening mee dat, als je nadien jezelf inschrijft of je zoon of dochter voor een kamp via onze website, we opnieuw bepaalde gegevens van je zullen verzamelen.

Welke rechten heb je?

• Informatie: Je hebt het recht om op de hoogte zijn van welke data we van jou bewaren, waarom, hoelang…
• Inzage: Je mag steeds je gegevens inkijken.
• Correctie: Blijken gegevens onjuist of onvolledig, dan mag je vragen om die gegevens te verbeteren of te vervolledigen.
• Verwijdering: In een aantal specifieke gevallen kan je vragen om ‘vergeten te worden’. Dat betekent dat je gegevens voorgoed gewist worden uit onze database.
• Verzet tegen profilering: Je mag je verzetten tegen de verwerking van je gegevens op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen.
• Overdraagbaarheid van gegevens: In sommige gevallen mag je je gegevens opvragen in een elektronisch formaat en laten doorsturen naar een nieuwe leverancier.
• Klachten: Iedereen heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende overheid bij een inbreuk op de persoonsgegevens.

Klachten

Heb je klachten over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, neem dan met ons contact op.

Je kan ook klacht indienen bij de Autoriteit Gegevensbescherming:

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
contact@apd-gba.be

Nog vragen?

Heb je nog vragen over ons privacybeleid? Ons adres:

Roeland vzw
Krijgslaan 18-22
9000 Gent
info@roeland.be