Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Inhoud

Artikel 1:
Deze voorwaarden zijn van toepassing bij de verkoop van alle in deze brochure en op de website vermelde vakanties. Manifeste en druktechnische fouten zijn niet bindend voor Roeland vzw.

Informatieverplichtingen

Artikel 2:
Om de inschrijving correct te laten verlopen, is het noodzakelijk dat de deelnemer de gevraagde informatie verstrekt aan Roeland vzw. Wanneer niet alle informatie correct is en/of volledig is behoudt Roeland vzw zich het recht voor de vakantie te annuleren of extra kosten aan te rekenen.

Artikel 3:
- Voor deelnemers vanaf 12 jaar is een identiteitskaart verplicht.
- Deelnemers tot 12 jaar dienen in het bezit te zijn van een kids-id of een voorlopig identiteitsbewijs (1 jaar geldig, met pasfoto). Dit kan aangevraagd worden bij het gemeentebestuur.
- Voor de reizen naar het buitenland dienen de deelnemers de volgende formaliteiten te vervullen om de nodige officiële documenten te bekomen:

- Meestal hebben de Belgische jongeren enkel hun identiteitskaart nodig. Buitenlandse jongeren dienen zich te informeren bij de ambassade of het consulaat van het land van bestemming en zich eventueel de nodige reispas en /of Visum aan te schaffen. De deelnemer betaalt hiervoor zelf de kosten. Roeland vzw beschouwt het niet hebben van de nodige documenten NIET als een ernstige reden om een terugbetaling van het inschrijfgeld te krijgen.

- Bij het ziekenfonds dient een Europese Verzekeringskaart te worden aangevraagd. Dit document moet elke deelnemer meenemen.

Artikel 4:
Een tweetal weken voor de vakantie stuurt Roeland vzw de deelnemers per e-mail de LR (laatste richtlijnen) door. U krijgt een overzicht van de dagindeling, uurrooster van vertrek en terugkeer, een lijst van mee te nemen bagage, alle contactgegevens en een medische fiche. Deze medische fiche moet online ingevuld worden. Indien uw kind de vorige jaren reeds met Roeland vzw op kamp ging moet dit OPNIEUW ingevuld worden.
U kunt alle info ook raadplegen op uw persoonlijk profiel op www.roeland.be

Overeenkomst

Artikel 5:
Bij het inschrijven verklaart de deelnemer of de ondertekenaar zich akkoord met de voorwaarden zoals gepubliceerd op de datum van ondertekening.

Overeenkomst en betaling van de som

Artikel 6:
Alle inschrijvingen dienen online te gebeuren. Nadat u een schriftelijke bevestiging heeft ontvangen, dient de betaling te worden uitgevoerd binnen de 30 dagen op rekeningnummer BE31 4487 5031 0155   EUR op naam van ROELAND JEUGDDIENST. Gebruik de gestructureerde mededeling die vermeld staat op de betalingsuitnodiging. Indien u niet in de mogelijkheid bent om het saldo in 1 keer te betalen, verzoeken wij u contact op te nemen via [email protected] of via 09-2214066 zodat er samen naar een regeling kan worden gezocht.

Inschrijvingen die gebeuren binnen de 30 dagen voor het vertrek van het kamp, dienen onmiddellijk bij ontvangst van de factuur te worden uitgevoerd. De betaling moet ons hebben bereikt voor de aanvang van het kamp. Indien wij uw betaling niet tijdig hebben ontvangen, behoudt Roeland vzw zich het recht voor de inschrijving eenzijdig te annuleren.

Roeland is een Belgische organisatie, erkend door de Vlaamse Gemeenschap. We aanvaarden inschrijvingen uit alle landen, op voorwaarde dat de deelnemers niet afkomstig zijn uit een land waar één van onze partnerorganisaties actief is (zoals bijvoorbeeld AFS voor onze interculturele stages). In dat geval behouden we ons het recht om de inschrijving te weigeren en vragen we de deelnemer om in te schrijven via het AFS kantoor. 

Prijs

Artikel 7:
In de prijs is inbegrepen: verblijf, maaltijden (bij de kampen met overnachting), lesmateriaal, uitstappen. De groepsactiviteiten en de diensten zoals die beschreven zijn in de programma’s. Verplaatsing per bus van en naar bestemming met uitzondering van de externaatskampen en het kamp in Hastière. De omkadering en de vorming van de omkadering. Ongevallenverzekering. Bijstandsverzekering voor de reizen in het buitenland. De erkende busonderneming Coach Partners (lic. A1225) doet het gemeenschappelijk vervoer van en naar de taalvakanties. U kunt uw kind ook zelf brengen en halen maar dit wordt niet aangemoedigd. In dit geval is er ook geen terugbetaling van (een deel van) het inschrijvingsgeld mogelijk.

Niet inbegrepen: persoonlijke uitgaven (tijdens de bar en de uitstappen), repatriërings- en annuleringsverzekering, verzekering alle risico’s (verlies of diefstal van bagage of waardevolle dingen).

Het zakgeld van de deelnemers wordt besteed aan persoonlijke aankopen: snoep, frisdrank buiten de maaltijden, enz. De ouders zijn vrij het bedrag ervan te bepalen. Wij geven wel een adviesprijs per kamp mee.

Annulering door de deelnemer

Artikel 8:
De annulering van een kamp dient steeds schriftelijk te gebeuren (via mail of brief). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een annulering met ernstige reden en een annulering zonder ernstige reden.

Annulering met ernstige reden 
Ernstige redenen zijn voor ons: ziekte, ongeval, overlijden van een naaste, herexamens (enkel indien die tijdens of vlak na de periode van het kamp vallen). Wij vragen om de reden tot annulering te bewijzen, bijvoorbeeld bij ziekte met een medisch attest of bij herexamens met een document van de school, waarin de te hernemen vakken staan en de datum van het examen. Het document van de school moet ons ten laatste op 10 juli bereiken.

Indien de annulering gebeurt met ernstige reden, blijft de annuleringsvergoeding beperkt tot een administratiekost van 100 euro voor een internaatskamp, 50 euro voor een externaatskamp. Bij annulering met ernstige reden zijn er bovenop de administratiekost geen extra kosten meer.

Annulering zonder ernstige reden

  • Bij annulering vanaf de inschrijving tot 30 dagen voor vertrek wordt een administratieve kost van € 100,00 gevorderd voor een internaatskamp, € 50,00 voor een externaatskamp.
  • Bij annulering tussen de 30 dagen en 15 dagen voor het vertrek wordt een schadeloosstelling van 50 procent van het inschrijvingsgeld aangerekend;
  • Er is geen terugbetaling van het inschrijvingsgeld bij annulering binnen de 15 dagen voor het vertrek, wanneer een deelnemer niet komt opdagen of wanneer een deelnemer op eigen initiatief vroeger naar huis gaat.

Elke annulering dient schriftelijk gemeld te worden aan de organisatie. De annuleringsvergoeding zal ingehouden worden op de reeds gestorte bedragen en indien dit ontoereikend is verder gevorderd worden.

Vroegtijdig vertrek

Artikel 9:
Bij vroegtijdig vertrek tijdens het kamp als gevolg van ernstige reden (zoals beschreven in artikel 8) bedraagt de annulatiekost 30% van de prijs van het kamp. Na aftrek van dit bedrag wordt er dan een terugbetaling voorzien op basis van het aantal aanwezige dagen. Vb. Een deelnemer dient te vertrekken op de 6e dag van een 10 daagse kamp van 750 euro: 750 euro – 30%= 750 euro - 225 euro= 525 euro / 10 dagen * 4 resterende dagen= Roeland voorziet in dit geval een terugbetaling van 210 euro.

Wie zijn taalvakantie onderbreekt zonder ernstige reden of dient te onderbreken wegens het overtreden van onze basisprincipes en/of leefregels, kan hiervoor geen enkele terugbetaling vorderen.

Annulering en/of wijzigingen door Roeland vzw

Artikel 10:
Indien een volledige taalvakantie vervalt dan wordt er een alternatief voorgesteld. Bij onvoorziene omstandigheden gebeurt dit zo snel mogelijk, bij onvoldoende inschrijvingen gebeurt dit uiterlijk 15 dagen voor de afreis. Wordt dit voorgestelde alternatief niet weerhouden door de deelnemer, dan worden de reeds betaalde bedragen integraal terugbetaald, zonder schadeloosstelling of intresten.

Bij het vervallen van een specifieke activiteit of uitstap tijdens een taalvakantie, zal Roeland vzw een waardig alternatief voor deze activiteit of uitstap aanbieden. Roeland vzw behoudt zich het recht voor activiteiten en/of uitstappen, zoals gepubliceerd op de website of in de brochure te wijzigen zonder teruggave van (een deel van) het inschrijvingsgeld. Dit kan het geval zijn bij overmacht, onvoorziene omstandigheden of indien de veiligheid van de deelnemers dit vereist

Aansprakelijkheid van Roeland vzw

Artikel 11:
De prestaties van de organisator nemen een aanvang vanaf het moment dat de deelnemers door de ouders worden overgedragen aan de verantwoordelijken van onze organisatie en eindigen op het moment dat de organisatie de deelnemers terug overdraagt aan de ouders.

Aansprakelijkheid van de deelnemer

Artikel 12:
De deelnemer wordt aansprakelijk gesteld voor de schade indien hij de veiligheid of integriteit van Roeland vzw, haar personeel, begeleiders of andere deelnemers in het gedrang brengt. In dat geval behoudt Roeland vzw zich het recht voor de deelnemer onmiddellijk voor verdere deelname uit te sluiten. Alle daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de deelnemer. Een deelnemer die om hierboven vermelde reden wordt uitgesloten voor verdere deelname aan de vakantie heeft geen recht op terugbetaling van enige schadevergoeding of terugbetaling. Onder niet aanvaardbaar gedrag wordt o.a. verstaan: alle vormen van agressiviteit, druggebruik, roken, excessief alcoholgebruik, het niet respecteren van de privacy, vandalisme, ...

Roeland vzw is steeds verplicht de in nood verkerende deelnemer te helpen. Eventueel daaraan verbonden kosten kunnen bij de deelnemer verhaald worden, indien de deelnemer zelf verantwoordelijk is voor de tekortkoming.

Roeland vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, verlies en /of schade aan de door de deelnemers meegebrachte persoonlijke voorwerpen.

Verzekeringen

Artikel 13:
Roeland vzw heeft volgende verzekeringspolissen afgesloten:

  • Burgerlijke aansprakelijkheid: voor schade aan derden veroorzaakt door een fout of nalatigheid. Deelnemers, lesgevers en animators worden onderling als derden beschouwd.
  • Brandschade aan roerende en onroerende goederen.
  • Ongevallenverzekering, waarbij het verschil tussen de werkelijke kosten en de terug­ betaling van het ziekenfonds door onze verzekering wordt gedekt.

De voorwaarden en beperkingen van bovenvermelde verzekeringen zijn te raadplegen op verzoek.

Privacy

Artikel 14:
De GDPR (of ook Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG genoemd) gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Als organisatie moet Roeland vzw vanaf 25 mei 2018 kunnen aantonen welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe we deze data gebruiken en hoe we ze beveiligen.

Tijdens de activiteiten worden heel wat foto’s genomen. U kan deze foto’s raadplegen onder uw beveiligde log-in indien u uw akkoord hiervoor geeft. Roeland vzw wenst eveneens graag foto’s te gebruiken op sociale media en in haar publicaties, tijdschriften en website. Alle foto’s worden na 1 jaar gewist. U kan uw akkoord aanvinken bij het bevestigen van uw kamp.

Klachtenregeling

Artikel 15:

  • Indien de deelnemer een klacht heeft, nog voor de overeenkomst tot uitvoering is gekomen, dan dient hij zijn klacht schriftelijk te bezorgen aan Roeland vzw.
  • Klachten tijdens de bepaalde vakantieperiode moeten ter plaatse aan de Roeland kampverantwoordelijke overgemaakt worden. Deze zal de klacht meteen onderzoeken en er alles aan doen om naar ieders tevredenheid een oplossing te zoeken.
  • Indien de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid van de deelnemer werd opgelost of indien de deelnemer ter plaatse, om welke reden dan ook, niet in staat is zijn klacht bij de Roeland kampverantwoordelijke neer te leggen, dan dient maximum 4 weken na de einddatum van het verblijf de klacht per aangetekend schrijven te worden ingediend. Bij een overschrijding van deze periode is de klacht niet meer ontvankelijk.

Bij betwisting zijn de rechtbanken te Gent bevoegd.